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2008.10.13

《参集受付マニュアル》


《参集受付マニュアル》
(不明な点は、テキスト参照。)

最初に参集したボランティアが『参集受付担当』となります。
このマニュアルに従い行動して下さい。
 
★コーディネータ・リーダーからなる「ボランティア本部」が設立されるまで、災害受付担当者と協力して作業を進めて下さい。また、ボランティア本部設立後、そのままスタッフチームとして、活動していただく可能性もあります。
★★参集者が多数の場合は、受付終了者から順に『参集受付担当』を任せ、参集受付窓口を広げ、多数の参集者を出来る限り短時間で処理しましょう。チーム編成に必要な人数が確保できたと判断した時は、参集受付を減らしチーム編成・活動準備などの初動体制を確立しましょう。

      
Ⅱ-.【参集ボランティアの確認】の参集
 受付担当者は、参集してきたボランティアの登録証を確認してください。(登録証№と氏名をチェックして下さい。)
☆チェック終了後
① 参集者個人に『参集者受付及びチーム編成名簿』を見せ、
「氏名・参集到着時間・体調」を必修記入させてください。
次に、「事前調査データ」を参集者に確認させてください。
特に「活動」欄に参集者本人が、どのような「活動」をしたいか、第1・2希望を確認して下さい。
(署隊本部の要請により、希望に添えない場合があることを、言葉で添えて下さい。)
            参集者個人に『ホワイトボード』を見せ、次の指示を出して下さい。
ホワイトボードには、登録ボランティア全員の名札が貼ってあります。参集者は、受付名簿記入後そのボードから名札を外し、自分が活動したい第1希望の活動チーム名の札下に付けさせて下さい。
Ⅱ-.【登録証を不携帯】の参集
①「登録証」を持たずに参集したときは、免許証・身分証明等で氏名を確認し、『ボランティア登録者一覧』と照合してください。何も確認するものを不携帯な場合は、参集本人に住所・氏名・電話番号を紙に記入して貰い、上記登録一覧で照合して確認して下さい。
(多数の参集者があるときは、他者に照合を依頼しましょう。)
 
②『参集受付セット』から『ボランティア登録証』を出し、「氏  名」「発行年月日」「登録番号」(不明の場合、下段にKー01<署所記号、蒲田K・空港A・六郷R・羽田H-発行順番号>参集受け付け名簿空欄にも記入)写真欄には『仮』と大きく[朱書]して『仮登録証』を発行します。
 
Ⅱ-3.【他の消防署で登録されている方】の参集
 ①登録証を確認し、『参集者受付及びチーム編成名簿』の余白欄に参集日時、氏名、備考欄に登録消防署名を記入して下さい。
  ※「受入れ担当」署員(不在の場合は、ボランティア本部)に報告して下さい。
 
Ⅱ-4.【古い登録証(発行から5年超)】の参集
 ①『ボランティア登録者一覧』を確認し、登録記録が有る場合は、そのまま通常通り受け付けて下さい。
 ②登録記録が無い場合は、新たに『ボランティア登録申請書』に記入してもらい(欄外に持参した登録証の登録番号と発行年月日を記入)持参した「登録証」をそのまま使用します。
※「受入れ担当」署員(不在の場合は、ボランティア本部)に報告して下さい。
 
Ⅱ-5.【未登録の方】の参集
   原則として未登録者は受付けません。
但し、資格・特技・経験等を聞き「受入れ担当」署員(不在の場合は、ボランティア本部)に報告し、指示を仰いでください。(参集ボランティアが少ない場合、協力を要請する可能性があります。)
 
 ②→[認められた場合]
  ◎『参集者受付及びチーム編成名簿』の余白欄に記入を
お願いして下さい。
  ◎『ボランティア登録申請書』に自著をお願いして下さい。
  ◎Ⅱ-2-②の要領で『仮登録証』を発行し、仮の登録番号を「参集名簿」に記入して下さい。
 
   [認められない場合]
  感謝の意を表明し、丁重にお引き取りをお願いして下さい。
 
Ⅱ-6.【活動を中止し帰宅する者への対応】
★ボランティアから「参加中止」の申し出があった場合、これを承諾しなければなりません。
 
『参集者受付及びチーム編成名簿』の氏名欄の余白に赤色で
「中止」の文字と、「退去日時」を記入します。
 ★★参加を中止したボランティアが再び参加した場合は、新たに受付をし、『参集者受付及びチーム編成名簿』には「再受付」と記入します。
****************************************

Ⅱ-7.最初から3時間迄は、30分毎。それ以降は、1時間毎に「ボランティア本部」へ参集した人数を報告してください。
Ⅱ-8.休息、食事、仮眠等はスタッフそれぞれが協力して、手  隙の時間を見つけ交代でしてください。
Ⅱ-9.不明な点は「ボランティア本部」と相談してください。

参集マニュアル検討委員会(未承認):蒲消ボ事務局発案:検討課題

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